Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası

1. Giriş

1.1. Amaç

İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası ("Politika"), Fayra Media LLC ("Şirket") tarafından işletilen "Amore" isimli mobil arkadaşlık uygulaması ("Uygulama") kapsamında işlenen kişisel verilerin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun" veya "KVKK") ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ("Yönetmelik") uyarınca saklanması ve imha edilmesine ilişkin usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

1.2. Kapsam

Bu Politika, Şirket çalışanları, çalışan adayları, Uygulama kullanıcıları (üyeler), ziyaretçiler ve üçüncü kişiler başta olmak üzere Şirket tarafından kişisel verileri işlenen tüm gerçek kişileri ve bu verilerin işlendiği tüm kayıt ortamlarını kapsar. Özellikle Uygulama üzerinden toplanan özel nitelikli kişisel veriler (cinsel hayat, konum verileri vb.) bu politikanın öncelikli koruma alanındadır.

2. Tanımlar

3. Sorumluluk ve Görev Dağılımı

Şirket bünyesinde kurulan Kişisel Veri Koruma Komitesi, işbu Politika'nın hazırlanması, güncellenmesi, yürütülmesi ve yayınlanmasından sorumludur. Veri kayıt sistemlerinin yönetimi, sızma testlerinin yaptırılması ve teknik tedbirlerin uygulanmasından Bilgi İşlem (IT) departmanı; idari tedbirlerin uygulanmasından ise Hukuk ve İnsan Kaynakları departmanları müştereken sorumludur.

4. Kayıt Ortamları

Kişisel veriler, Şirket tarafından aşağıdaki ortamlarda güvenli bir şekilde saklanmaktadır:

Elektronik Ortamlar

Sunucular (Database, Uygulama Sunucuları), Bulut Sistemleri, Kurumsal E-posta Kutuları, Doküman Yönetim Sistemleri, Bilgi Güvenliği Cihazları (Güvenlik Duvarı, Saldırı Tespit ve Engelleme Sistemleri, DLP vb.).

Fiziksel Ortamlar

Kağıt ortamındaki formlar, arşiv odaları (kilitli dolaplar).

5. Saklama ve İmhayı Gerektiren Sebepler

5.1. Saklamayı Gerektiren Hukuki ve Teknik Sebepler

Şirket, kişisel verileri aşağıdaki amaçlar ve hukuki sebepler doğrultusunda saklar: 6698 sayılı Kanun, 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi Hakkında Kanun, 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ve Türk Ceza Kanunu başta olmak üzere yasal mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi. Amore Uygulaması üyelik sözleşmesinin ifası ve hizmetin kesintisiz sunulması. İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi (ispat yükümlülüğü). Bilgi güvenliğinin sağlanması ve kötü niyetli kullanımların önlenmesi.

5.2. İmhayı Gerektiren Sebepler

Aşağıdaki hallerde kişisel veriler, ilgili kişinin talebi üzerine veya Şirket tarafından resen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir: İşlenmesini gerektiren yasal veya sözleşmesel sebeplerin ortadan kalkması. İlgili kişinin açık rızasını geri alması (özellikle özel nitelikli veriler ve pazarlama amaçlı veriler için). Kanun'un 11. maddesi gereği yapılan silme talebinin Şirket tarafından kabul edilmesi veya Kurul kararı ile silinmesine hükmedilmesi. Saklama süresinin dolması ve herhangi bir meşru menfaatin kalmaması.

6. Teknik ve İdari Tedbirler

Şirket, Kanun'un 12. maddesi uyarınca verilerin güvenliğini sağlamak adına aşağıdaki tedbirleri almaktadır:

6.1. Teknik Tedbirler

6.2. İdari Tedbirler

7. Kişisel Verileri İmha Teknikleri

7.1. Silme

Sunucularda veya elektronik ortamlarda yer alan veriler, ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Veritabanı komutları ile (DELETE) yapılan silme işlemlerinde, verinin geri getirilemeyecek şekilde üzerine yazılması (wiping) sağlanır. "Kara listeye alma" veya sadece arayüzden gizleme işlemi imha olarak kabul edilmez; veri tamamen sistemden kazınır.

7.2. Yok Etme

Fiziksel ortamdaki veriler (kağıt çıktılar), kağıt kırpma makineleri ile geri birleştirilemeyecek şekilde yok edilir. Optik ve manyetik medyalar eritme, yakma veya toz haline getirme yöntemleri ile fiziksel olarak yok edilir.

7.3. Anonim Hale Getirme

Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Şirket, istatistiksel analizler için veri maskeleme ve toplulaştırma yöntemlerini kullanır.

8. Saklama ve İmha Süreleri

Not: Hukuki bir uyuşmazlık (dava, soruşturma) söz konusu olduğunda, saklama süreleri dava/soruşturma sonuçlanana kadar uzatılır.

9. Periyodik İmha Süresi

Yönetmelik'in 11. maddesi gereğince Şirket, saklama süresi dolan kişisel veriler için her 6 (altı) ayda bir periyodik imha işlemi gerçekleştirir. Periyodik imha işlemleri her yılın Haziran ve Aralık aylarında yapılır.

10. İlgili Kişinin Talep Etmesi Durumunda Silme ve Yok Etme

Kullanıcılar, Şirket'e başvurarak verilerinin silinmesini veya yok edilmesini talep edebilirler. İşleme şartları tamamen ortadan kalkmışsa; Şirket talebi en geç 30 (otuz) gün içinde sonuçlandırır ve veriyi siler/yok eder. İşleme şartları devam ediyorsa (örn. yasal zorunluluk); talep gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ilgili kişiye yazılı/elektronik olarak bildirilir. Talebin reddi veya süresinde cevap verilmemesi halinde ilgili kişi Kurul'a şikayet hakkını kullanabilir.